Ab 1. Januar endet die Ausnahme. Ist Ihre Lohnakte prüfungsbereit?
Laden Sie Ihre Personalunterlagen hoch. In wenigen Minuten sehen Sie, welche Nachweise fehlen, falsch abgelegt oder nicht prüfungstauglich sind.
Keine Befreiung mehr ab 2027
Begleitende Entgeltunterlagen – etwa Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, Befreiungsanträge von Minijobbern oder Nachweise der Elterneigenschaft – müssen Arbeitgeber schon seit 2022 elektronisch führen. Von dieser Pflicht konnte man sich bisher auf Antrag befreien lassen, aber nur noch bis zum 31. Dezember 2026 (§ 8 Abs. 3 BVV). Für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) gilt dasselbe (§ 28p Abs. 6a SGB IV).
Das betrifft alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe – auch dann, wenn der Steuerberater die Lohnabrechnung macht. Die Unterlagen müssen jedem Beschäftigten zugeordnet sein, jedes Dokument als eigene Datei, in zulässigem Format.
Jede Akte gegen das, was hineingehört
Aus Ihrer Mitarbeiterliste ergibt sich, welche Nachweise je Person nötig sind – ein Minijobber braucht andere Unterlagen als eine Werkstudentin. Die KI liest jede Datei, ordnet sie der richtigen Person zu und gleicht ab.
- Fehlende Nachweise je Mitarbeiter, z. B. Mitgliedsbescheinigung, Befreiungsantrag, Immatrikulation, Aufenthaltstitel
- Falsches Format – zulässig sind PDF und Bilddateien (JPEG, PNG, TIFF, BMP)
- Sammelscans, in denen mehrere Dokumente in einer Datei stecken
- Fehlende Zuordnung – Dokumente, die keinem Mitarbeiter zugeordnet sind
- Unterschrift und Eingangsdatum, wo sie vorgeschrieben sind
- Abgelaufene Nachweise, etwa Aufenthaltstitel oder Semesterbescheinigungen
| Mitarbeiter geprüft | 48 |
| vollständig | 31 |
| mit fehlenden Nachweisen | 12 |
| nur Formalien offen | 5 |
| To-dos vor der nächsten Betriebsprüfung | 17 |
In drei Schritten zum Bericht
Mitarbeiterliste angeben
Name und Beschäftigungsart je Person – per Formular oder als CSV-Export aus Ihrem Lohnprogramm.
Unterlagen hochladen
Ordner hineinziehen, am besten einer je Mitarbeiter. PDF, Bilder, Word oder ZIP.
Bericht lesen
Readiness in Prozent, To-do-Liste und Übersicht je Mitarbeiter – im Browser und als PDF.
Ihre Daten: Verarbeitung in der EU auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Die hochgeladenen Unterlagen löschen wir nach der Prüfung, spätestens nach 7 Tagen; den Bericht nach 30 Tagen.
Einmal zahlen, sofort prüfen
Test
1 Mitarbeiterakte
Sehen Sie an einer echten Akte, was der Check findet. Wird beim Kauf eines Pakets innerhalb von 30 Tagen angerechnet.
Akte testenPaket S
bis 10 Mitarbeiter
Alle Akten auf einmal: Bericht mit Readiness, To-do-Liste und Übersicht je Person.
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Gut zu wissen
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Der Lohnakten-Check ist ein Vollständigkeits-Check: Er gleicht Ihre Unterlagen mit den Nachweisen ab, die nach § 8 Abs. 2 BVV in die Entgeltunterlagen gehören. Eine rechtliche Bewertung des Einzelfalls ersetzt er nicht – die bleibt bei Ihrem Steuerberater.
Was passiert mit unseren Daten?
Wir verarbeiten die Unterlagen ausschließlich, um den Bericht zu erstellen – auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, in der EU. Die Unterlagen löschen wir nach der Prüfung, spätestens 7 Tage nach dem Upload; den Bericht nach 30 Tagen. Sie können beides vorher selbst löschen.
Unser Steuerberater macht den Lohn – betrifft uns das?
Ja. Die Pflicht zur elektronischen Führung trifft den Arbeitgeber. Die Abrechnungen selbst liegen meist beim Steuerberater, die begleitenden Unterlagen wie Bescheinigungen und Erklärungen aber oft im Betrieb – genau die prüft der Check.
Was mache ich mit dem Ergebnis?
Die To-do-Liste sagt je Mitarbeiter, was fehlt und was zu tun ist – etwa eine Mitgliedsbescheinigung anfordern oder einen Sammelscan aufteilen. Für alle, die das dauerhaft im Griff haben wollen, ist der Lohnakten-Monitor in Vorbereitung: Er fordert fehlende Nachweise direkt beim Mitarbeiter an.
Wer sieht unsere Unterlagen?
Gelesen werden sie von unserem KI-Dienstleister (Verarbeitung in Europa, keine Nutzung zum Training) und – bei der Sichtprüfung vor dem Versand des Berichts – von unserem Team. Sonst geben wir nichts weiter.
Wir haben mehr als 100 Mitarbeiter.
Dann schreiben Sie uns kurz – Sie bekommen ein Angebot per Mail.
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